С огромным удовольствием публикуем статью Ирины Бевз, старшего HR-менеджера, Microsoft в России, первоначально опубликованную в журнале «Кадровые Решения»№9 (сентябрь 2013).
В средних и крупных компаниях работа HR-специалиста включает большое количество типовых и при этом трудозатратных задач. Например, для оптимизации организационной структуры, реструктуризации, оценки эффективности персонала часто требуется быстро и наглядно проанализировать существующую схему организации, и без современных информационных технологий эта задача может стать для кадровика головной болью, а с технологиями – конкурентным преимуществом.
В задачи отдела персонала Microsoft в России входит обеспечение компании необходимым количеством высокопрофессиональных специалистов, развитие сотрудников и их компетенций, удержание и вовлечение работников в жизнь компании, оптимизация организационной структуры. И, конечно, для этого мы используем определенные программные продукты, которые позволяют решать все перечисленные задачи эффективнее.
Например, в Microsoft используется внутренняя рекрутинговая база данных Headtrax, с которой процедура подбора и найма сотрудника проходит поэтапно, подобно тому, как продажа проходит через CRM-систему. Это дает возможность отделу персонала сокращать риски и временные затраты, контролировать процесс на всех этапах. Для повышения лояльности сотрудников мы используем внутренний портал (интранет) на базе Microsoft SharePoint, куда специалист может обращаться за необходимой информацией, узнавать новости компании, размещать свои инициативы и т.д. Интранет также позволяет сократить время на работу с типовыми запросами в отдел персонала: все основные документы и справки (например, о доходах) размещены в специальном разделе портала.
Для решения таких глобальных задач, как оптимизация организационной структуры, повышение эффективности работы персонала, оздоровление оргструктуры и т.д., критически важно решение, которое автоматизирует работу, поможет не запутаться в потоках информации, централизовать данные обо всех сотрудниках и их связях в команде и представить их в удобном для анализа формате. В нашем подразделении для этих целей используется Microsoft Visio – приложение, которое позволяет подключить данные из различных источников (например, списка контактов в почте или таблицы Excel) и быстро представить их в виде доступных для осмысления и дальнейшей работы диаграмм.
Благодаря визуализации я могу на одной странице увидеть всю структуру компании, конкретных сотрудников, информацию по ним, их взаимоподчиненность друг другу, организованность в отдельные команды и т.д. Такую визуализированную оргструктуру также называют «оргчартом».
Оргчарт используется для реструктуризации компании, анализа качества работы персонала и оптимальности существующей оргструктуры. С его помощью можно увидеть, где в компании проблемные зоны, выделить группы с низкими показателями эффективности (например, отметив автоматически на оргчарте цветом «двоечников» и «отличников»). Можно также быстро посмотреть уровень загрузки сотрудников и групп, если в компании есть соответствующее ПО для подсчета рабочих часов, увидеть график выполнения KPI, уровень удовлетворенности сотрудников и т.д.
Для наших оргчартов я выделяю на диаграммах такие данные, как параметры качества работы сотрудника, типы трудовых ресурсов (полный рабочий день, контрактники под проект, «срочники», исполнители разовых услуг и т.д.). Можно настроить оргчарт так, чтобы соответствующая информация подкачивалась в диаграмму из баз данных, и оргчарт автоматически обновлялся, исходя из новых показателей. Таким образом, я могу в любую минуту получить актуальный вариант существующей схемы организации, не тратя времени на ее обновление.
Подобная автоматизация позволяет более чем в 10 раз сократить время, которое HR-специалист вынужден тратить на отрисовку оргструктуры в Excel, PowerPoint или Word, вручную копируя типовые элементы, проставляя линии подчинения одних сотрудников другим и т.д. Например, оргчарт организации из 150 человек при наличии центральной базы данных (в Excel, Exchange или другой программе) можно сделать всего за 1 час. Без единой базы данных эта работа займет всего 3 часа. Если в компании состав сотрудников, их должности и отделы меняются достаточно часто, то необходимость автоматизации этой задачи становится очевидной.
Чем больше компания, тем актуальнее визуализация организационной структуры. Более того, в какой-то момент, по мере роста штата и количества данных о нем, без визуализации воспринять и проанализировать оргструктуру компании становится попросту невозможным.
Более того, визуализация помогает сократить временные затраты не только HR-менеджеров, но и руководителей компании. Оргчарт – это удобный инструмент для анализа и быстрого принятия верных управленческих решений. Допустим, компания задалась целью провести реорганизацию с целью сокращения затрат или повышения производительности сотрудников. С помощью визуализации данных можно быстро отобразить базовую оргструктуру компании в наглядном и удобном для анализа виде, и на ее основе создать несколько сценариев реорганизации. Таким образом, руководитель сможет быстро просмотреть варианты и выбрать оптимальный, или прямо на диаграммах прорисовать свой.
В завершение хочется отметить, что сегодня информационные технологии проникают во всех сферы жизни, и умение использовать преимущества, которые они предлагают, необходимо. Это делает эффективнее не только HR-службу, но организацию в целом. И, что немаловажно, – современные инструменты для визуализации данных легки и просты в использовании. Например, пользоваться Visio я научилась самостоятельно всего за 3 дня и сегодня трачу время, освободившееся в результате автоматизации типовых процессов, на решение стратегически задач.