Рабочий процесс это набор шагов процесса, все или некоторые из которых были автоматизированы. В автоматизированных частях рабочего процесса документы и файлы хранятся и перемещаются в электроном виде в соответствии с набором предопределенных правил.
Чтобы определить рабочий процесс, нужно обозначить три его характеристики:
- Участников (люди и системы);
- Последовательность действий;
- Документы, базы данных и другие необходимые для работы объекты.
Примеры типичных рабочих процессов во многих организациях включают:
- Утверждение отчетов о расходах сотрудников;
- Утверждение и последующая регистрация на семинаре;
- Написание, редактирование, утверждение и публикация нового руководства.
SharePoint включает в себя множество предопределенных рабочих процессов. Кроме того, с помощью программы SharePoint Designer можно настраивать существующие рабочие процессы и определять новые. Однако SharePoint Designer – это инструмент, ориентированный на текст. Многие люди, в особенности те, кто уже знаком с созданием блок-схем в программе Visio, предпочитают определять рабочие процессы визуально.
Именно поэтому разработчики включили в Visio шаблон Рабочий процесс SharePoint. С его помощью создаются графические схемы рабочих процессов, которые могут перемещаться между программами Visio и SharePoint Designer в обоих направлениях. Например, можно создать определение рабочего процесса в Visio, экспортировать его в SharePoint Designer, в котором добавить необходимые параметры, протестировать работу, а затем вернуть обратно в Visio для просмотра нового визуального представления.
С помощью SharePoint Designer можно также опубликовать визуальное представление рабочего процесса в Visio на сервере SharePoint и просматривать актуальную информацию о состоянии выполнения рабочего процесса.
На примере мы покажем, как создать простой рабочий процесс для извлечения документа из хранилища SharePoint, проверки даты создания документа и пересмотра документа, если он хранится больше года. Мы создадим рабочий процесс с помощью шаблона Рабочий процесс SharePoint в Visio, проверим его на соответствие правилам рабочего процесса SharePoint, а затем экспортируем его в формат для SharePoint Designer.
На вкладке Файл выберем Создать и в разделе Категории шаблонов щелкнем на категории Блок-схема.
Выберем шаблон Рабочий процесс SharePoint.
Из набора элементов Экспресс-фигуры перетащим фигуру Начало и сбросим ее рядом с левым полем страницы.
Наведем указатель мыши на стрелку автосоединения справа от фигуры начала и из меню экспресс-фигур выберем фигуру Останов.
Из набора элементов Действия рабочего процесса перетащим фигуру Извлечь элемент на соединительную линию между фигурами начала и конца.
Из набора элементов Условия рабочего процесса SharePoint перетащим фигуру Создан в диапазоне дат на соединительную линию между фигурами Извлечь элемент и Останов.
Не снимая выделения с новой фигуры условия введем Старше одного года?
Из набора элементов Действия рабочего процесса SharePoint перетащим фигуру Начать настраиваемый рабочий процесс на соединительную линию между фигурой Старше одного года? и фигурой Останова.
Не снимая выделения с новой фигуры задачи введем Пересмотреть документ.
Из набора элементов Действия рабочего процесса SharePoint перетащим фигуру Вернуть элемент на соединительную линию между фигурой Пересмотреть документ и фигурой Останова.
Перетащим стрелку автосоединения под фигурой Старше одного года? и соединим ее с фигурой Вернуть элемент.
Теперь все готово к экспорту рабочего процесса SharePoint.
На вкладке Процесс в группе Рабочий процесс щелкнем на кнопке Экспорт.
Щелкнем на кнопке Ок, чтобы закрыть диалоговое окно Экспорт рабочего процесса.
Visio откроет окно Вопросы с двумя ошибками, обе из которых связаны со соединительными линиями на фигуре условия Старше одного года?.
Нам нужно добавить подписи Да/Нет к соединительным линиям, выходящим из условия. В отличие от фигур блок-схем, для соединительных линий в шаблоне Рабочий процесс SharePoint для этого понадобится щелкнуть правой кнопкой мыши на линии и выбрать соответствующую команду из контекстного меню.
Щелкнем на соединительной линии между фигурами Старше одного года? и Пересмотреть документ. Затем выберем команду Да.
Щелкнем на соединительной линии между фигурами Старше одного года? и Вернуть элемент. Затем выберем команду Нет.
На вкладке Процесс в группе Рабочий процесс SharePoint щелкнем на кнопке Экспорт.
Visio очищает окно Вопросы и открывает диалоговое окно Экспорт рабочего процесса.
В этом окне в качестве имени файла введем Рабочий процесс пересмотра документов, перейдем в желаемую папку и нажмем Сохранить.
Программа создает файл в формате Visio Workflow Intercharge с расширением .vwi. Этот файл можно напрямую импортировать в SharePoint Designer.
