Предыдущие версии программы Visio позволяли вставлять фотографии в фигуры на организационной диаграмме – но только по одной фигуре за раз. Visio 2013 позволяет импортировать набор фотографий либо в существующую организационную диаграмму, либо при создании диаграммы из внешних данных. В последнем случае можно импортировать фотографии из папки на компьютере или на сервере. Кроме того, при импорте данных организации из Microsoft Exchange Server имеется возможность импортировать фотографии из профилей пользователей Microsoft Outlook.
На примере мы рассмотрим, как создать организационную диаграмму, используя данные из Excel, и одновременно с этим импортируем фотографии, а также воспользуемся стилями для изменения внешнего вида и макета организационной диаграммы.
1. На странице Создать щёлкнем на Категории, затем на категории Бизнес и выберем шаблон Мастер организационных диаграмм.
Открывается первая страница мастера.
2. Щелкнем на кнопке Далее. Откроется страница выбора типа источника данных.
3. Выберем Текстовый файл, файл Org Plus(*.txt) или файл Excel и щелкнем на кнопке Далее.
Отобразится страница выбора файла.
4. Щелкнем на кнопке Обзор и в открывшемся диалоговом окне перейдем к файлу с данными для нашей диаграммы. После нажатия кнопки Открыть, путь к файлу показывается в поле Найдите файл, содержащий сведения об организации.
5. Щелкнем на кнопке Далее.
Мастер организационных диаграмм использует имена столбцов в таблице, чтобы определить, какие столбцы содержат имена и другую информацию о структуре. На следующей странице он отображает имена столбцов, которые, по его мнению, подходят наилучшим образом.
Поскольку наша книга с данными содержит столбцы с именами ИМЯ и Руководитель, сделанный программой Visio предположения верны. Если предположения неверны, щелкните на стрелке справа от списка Имя или Руководитель и выберите нужный столбец. Также можно указать отдельный столбец с именами сотрудников - только с именами, без фамилий и отчеств.
6. Щелкнем на кнопке Далее, чтобы отобразить страницу, на которой мы сможем обозначит, какие данные сотрудников должны показываться на каждой фигуре в диаграмме. Мастер предполагает, что мы хотим отображать поля имени и должности, поэтому эти поля предварительно выбраны с правой стороны.
7. В разделе Столбцы файла данных выберем Номер сотрудника и щелкнем по кнопке Добавить, чтобы добавить его в раздел Отображаемые поля. Щелкнем на кнопке Далее.
На следующей странице мастера указывается, какие данные из электронной таблицы должны быть сохранены в каждой фигуре организационной диаграммы. Это отдельное и независимое от предыдущей страницы решение. Данные все равно можно отображать в фигурах организационной диаграммы, даже если они не сохранены в самих фигурах.
8. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкнем на поле Расширение, щелкнем на кнопке Добавить, а затем на кнопке Далее.
9. На странице выбора рисунков выберем переключатель Найти папку с рисунками для организационных диаграмм. Щелкнем на кнопке Обзор, перейдем к папке Фотографии и выберем ее. После щелка на кнопке открыть имя папки отображается в текстовом поле.
10. В списке Соответствия изображения на основе выберем Имя, щелкнем на кнопке Далее, затем на кнопке Готово на заключительной странице мастера.
11. На вкладке Организационная диаграмма в группе Фигуры выберем в коллекции стиль Набор фигур.
Стиль Набор фигур подчеркивает импортированные фотографии, но используемый вариант макета делает схему слишком большой.
12. На вкладке Организационная диаграмма в группе Макет щёлкнем на кнопке Макет и выберем макет Один сверху. Обратите внимание, программа Visio добавила новые страницы автоматически для подстройки под новый макет.
13. Нажмем комбинацию клавиш CTRL + SHIFT + W, чтобы отобразить всю страницу.
14. Выделим фигуру Арта Гелмерса вверху страницы и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, перетащим ее влево. Сбросим ее на пунктирную линию, которая разделяет две верхние страницы слева. Visio уберет страницы, которые больше не нужны.
15. На вкладке Организационная диаграмма в группе Макет щелкнем на кнопке Вписать в страницу.
Visio выравнивает всю диаграмму по центру страниц.
Сейчас организационная диаграмма выглядит неплохо, но для ее распечатки потребуется 4 листа бумаги. В оставшихся шагах мы воспользуемся несколькими дополнительными функциями организационной диаграммы для расположения и изменения размера диаграммы так, чтобы она уместилась на меньшем количестве листов. Начнем с кнопок, которые позволяют уменьшить занимаемой каждой фигурой место либо по горизонтали, либо по вертикали.
16. Убедимся, что не выделена ни одна из фигур, а затем на вкладке Организационная диаграмма в группе Фигуры щелкнем два раза на кнопке Уменьшение высоты.
17. Выделим и перетащим фигуру Арта Гелмерса вверх, выровняв верхний край его фотографии с верхним полем страницы.
18. На вкладке Организационная диаграмма в группе Макет щелкнем на кнопке Изменить макет. Организационная диаграмма теперь свободно умещается на двух печатных страницах.
Чтобы закончить организационную диаграмму, перетащим фигуру Название и дата из набора элементов в верхнюю левую часть страницы документа. Дважды щелкнем на текстовом поле Название организации и заменим название на Trey Research.
Большинство фотографий хорошо позиционируются внутри рамок фотографий, которые предоставляются различными стилями организационных диаграмм в Visio. Однако иногда нужно изменить положение фотографии. Для этого нужно выделить фотографию, а затем на вкладке Формат из набора вкладок инструментов Работа с рисунками в группе Упорядочить щелкнуть на кнопке Обрезка.
Отобразится область предпросмотра всего изображения. Часть фотографии, которая находится за пределами рамки, будет затенена.
Нужно перетащить рисунок так, чтобы в рамке находилась нужная область, затем щелкнуть за пределами фотографии, чтобы применить изменения.